Sebagai calon sekretaris banyak hal-hal penting yang perlu dipelajari. Salah satunya adalah tata cara makan yang baik dan benar, karena sebagai seorang sekretaris akan sering menerima tamu dan menjamu klien. Oleh karena itu Akademi Sekretari Interstudi setiap tahunnya menyelenggarakan acara Table Manner yang biasanya diadakan di Hotel Jayakarta Bandung.
Tujuan Table Manner adalah :
Komunikasi melalui telepon lebih sulit daripada berhadapan langsung. Oleh karena itu, teknik menelepon yang baik sangat berpengaruh dalam menciptakan citra perusahaan yang positif Terutama bagi Operator, Receptionis, Sekretaris, Customer service officer, administrative profesional yang merupakan "pintu gerbang" penerima telepon.
Beberapa hal yang sebaiknya dilakukan pada saat menangani telepon adalah sebagai berikut:
1. Angkat telepon dengan tangan kiri sehingga tangan kanan bisa mengambil catatan.
2. Jika anda kidal letakkan handset pada sisi kanan, sehingga dapat menelepon sambil membuat catatan di waktu yang sama.
3. Jangan menjepit gagang telefon dengan kepala & bahu, karena secara terus menerus akan berakibat buruk.
4. Bicaralah dengan jelas, kontrol volume & kecepatan suara agar lawan bicara dapat memahami maksud anda.
5. Eja kata asing / sulit, bila perlu.
6. Dengar dengan penuh perhatian, catat bila perlu.
7. Ulangi poin-poin penting dari informasi yang diberikan (terutama angka /nomor telepon).
8. Jika ada penelepon yang kasar, jangan melawan.
9. Jangan berbicara dengan sesuatu di dalam mulut.
10. Apabila ada kesalahpahaman, beri penekanan pada hal yang bersangkutan dengan tetap ramah.
MENANGANI TELEPON MASUK (INCOMING CALLS)
1. Jawab telepon pada dering yang kedua atau ketiga
2. Berikan salam kepada penelepon dengan tersenyum
3. Perkenalkan diri dengan nama perusahaan / bagian anda.
4. Hindari menjawab dengan mengatakan “halo”
5. Berdirilah, jika anda perlu energi lebih
MEMBUAT PANGGILAN TELEPON (OUTGOING CALLS)
1. Pastikan bahwa nomor telepon yang diinginkan benar
2. Catat terlebih dahulu pokok-pokok yang akan dibicarakan sehingga tidak ada hal yang tertinggal
3. Bila salah sambung, segeralah minta maaf
4. Bila berhasil berbicara dengan orang yang dimaksud, perkenalkan diri terlebih dahulu sebelum mengatakan maksud menelepon
5. Setelah selesai menelepon, letakkan gagang telepon dengan benar dan pastikan bahwa waktunya bersamaan (atau tunggu sampai pihak yang kita telepon meletakkan teleponnya lebih dahulu)
6. Saat meninggalkan pesan, gunakan voice mail sebagai alat menghemat waktu – katakan apa yang anda perlukan, bagaimana kapan waktu yang tepat untuk menghubungi anda.
8. Hormati waktu orang lain – kumpulkan dahulu informasi yang akan anda berikan sebelum anda menelepon kembali.
MENTRANSFER TELEPON
1. Jika mentransfer pastikan jika orang yang akan anda tuju dapat membantu penelepon.
2. Jangan mentransfer tanpa memberitahunya terlebih dahulu.
3. Lebih baik tawarkan dulu apakah anda boleh mentransfernya, dan katakan kepada siapa dia akan ditransfer.
MEMINTA MENUNGGU (HOLD)
Alasan untuk meminta menunggu:
1. Anda perlu berbicara kepada rekan lain tentang masalah yang dibicarakan
2. Anda perlu memeriksa informasi yang diperlukan oleh si penelepon
Beritahu si penelepon jika anda akan memintanya menunggu
Apabila agak lama harus menunggu, kembalilah paling tidak setiap 1 menit (lebih baik 30 detik) untuk memberitahu penelepon apa yang sedang terjadi.
Kalau terlalu lama sebaiknya katakan bahwa anda akan meneleponnya kembali
PESAN TELEPON
Beberapa informasi dalam lembar pesan telepon:
1. Identitas penelepon (nama, perusahaan/bagian, nomor telepon, email/fax jika perlu)
2. Identitas penerima
3. Tanggal & waktu penerimaan telepon
4. Catatan / masalah yang dibicarakan & tindakan yang diinginkan (janji temu, akan menelepon kembali, minta ditelepon).
1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknoiogi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor.
6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri.
7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.
Langganan:
Postingan (Atom)
Pageviews
About Me
Saya adalah mahasiswi Akademi Sekretari Interstudi 2006
My Guest
ShoutBox
|
|